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微信訪客管理系統解決方案介紹

一、項目背景

本文以人流量大、比較典型的辦公大樓為例,介紹一下微信訪客系統解決方案,辦公大樓隨著企業單位的大量入住,每日到訪的人數逐漸增加,加之目前大部分采用純人工登記的方式,使得前臺接待訪客登記效率降低、排隊等候時間長等問題,影響到物業服務和物業形象,迫切需要有更好的訪客管理模式,用更先進的技術,更合理的流程,在不降低安全標準的情況下,提高效率,提升訪客體驗和物業形象。


二、現狀分析

2.1現有接待來訪者的流程

現行的接待程序和接待方式大多是:

1)使用傳統的訪客一體機注冊方式。

welcome购彩中心2)實時到前臺對訪客進行人工登記。

流程如下:

welcome购彩中心①前臺接待員詢問來訪者情況、來訪事由、來訪者姓名等填寫來訪者的登記信息。

②接待者通知被訪人,確認訪客來訪無誤,允許訪問,有時需要留押訪客的身份證。

welcome购彩中心③前臺接待員填寫來訪者信息,為來訪者打印出來訪者的來訪者的訪客單。

2.2對來訪者問題的分析

welcome购彩中心在目前的訪客來訪登記的流程中,經過調查,我們發現市面上的訪客系統大部分都存在以下問題:

1)前臺不能知道來訪者的具體來訪事宜,被訪客是誰,要逐個詢問來訪者,整個過程比較煩瑣,低效且不禮貌。

2)接待處不能有效核實來訪者的真實身份。

welcome购彩中心3)需要接待員為來訪者逐個手動打開門禁,增加了接待員的工作量。

4)在一定時間內有多少來訪者,需要人工翻閱記錄單,人工統計,工作量大、效率低。

5)安裝了傳統訪客一體機的用戶無法多點登錄,無法遠程登錄,無法根據權限自動查詢訪問記錄。

三、微信訪客系統建設目標

welcome购彩中心構建一套利用內部人員刷臉進出、增加來訪者微信預約模式,使用二維碼和身份證進出的訪客管理系統。與此同時,系統將采用部署在我公司云服務器或物業方租用服務器的方式,與物業微信公眾號進行對接,具體建設目標如下:

1)實現來訪者人員經授權掃描二維碼或刷卡出入。

welcome购彩中心2)實現業主授權、訪客信息、人員進出數據全程記錄,責任到人。

welcome购彩中心3)減少物業管理的工作量,并不降低現行管理人員安全標準。

welcome购彩中心4)訪問者流程設計簡單而實用,使接待確認流程的效率提高了80%以上。

四、需求分析

基于當前要求進行如下分析:

1.建立一套全網絡信息工具“微信訪客門禁管理系統”,解決訪客來訪等問題。

welcome购彩中心減少外地訪客前臺登記確認及樓層接待員等待時間,同時確保安保要求,實現方便快捷.閉環的全業務系統需求。

2.通過微信訪客管理系統對來訪者進行全程監控,使管理人員隨時了解現場情況,及時處理突發事件,并將所有數據存入系統進行復核。

3.智能微信訪客門禁管理系統,可實現多種效益價值,增加物業方公眾號的活躍度,同時給用戶更豐富友好的體驗,從而更好地實現物業對外的智慧化形象。

五、微信訪客管理系統解決方案

5.1內部員工微信業務綁定

由辦公樓物業管理公司根據入駐公司信息表導入信息后,將帳號分配給各業主公司,各公司根據物業分配的管理帳號自行管理員工。

5.2訪客管理系統的管理流程

在此基礎上,根據實際應用的幾個場景,設計出本項目的訪客系統管理流程:

5.2.1邀請訪客(業主邀請客人來訪)

welcome购彩中心如果是業主單位的客人或VIP等,通過業主單位向客人發出邀請拜訪,盡顯對客人的尊重,具體操作流程如下:

welcome购彩中心1)業主單位經綁定后在微信邀請頁面,填寫訪客相關信息,訪問時間,然后提交,頁面生成支持信息發送,支持短信、微信轉發等方式發出邀請;

2)訪客收到短信或微信邀約,訪客點擊短鏈接,會自動生成二維碼,二維碼只能在有效時間段內使用。

3)訪客到達現場,用二維碼直接刷卡通過閘機。

4)二維碼可以設置系統的訪問有效期或次數。

5)物業可以在系統中查詢到某段時間內所有訪客信息,以及由誰發出邀請,對個人負責;

5.2.2預約登記訪問(訪客申請)

訪客拜訪前,可提前登記拜訪事項,具體操作過程如下:

welcome购彩中心1)訪客通過微信公眾號進行注冊,在微信訪客登記頁面上填寫所個人的信息,填寫被訪人手機號手機號(必填,根據手機號匹配被訪者)等相關信息提交,發出預約拜訪請求;

welcome购彩中心2)在提出預約訪問申請后,公眾號將訪客信息以微信的形式發送給業主,審核通過后,系統在訪客微信上推送生成的二維碼。

3)訪客到達現場,用二維碼直接刷碼通過門禁。

welcome购彩中心4)物業可以查詢某段時間內的訪客信息,以及由誰審核進入,對個人負責。(二維碼自動識別)

5.2.3現場來訪登記(沒有預約,帶身份證)

訪客是現場登記(沒有預約)參觀活動之前,具體的操作流程如下:

welcome购彩中心1)來訪者到達現場,接待員與業主單位進行電話溝通,確認允許來訪;

welcome购彩中心2)被訪人同意來訪后,訪客出示身份證,接待員在訪客機上刷卡,登記來訪者身份。

3)訪客機支持拍照與身份證進行人證比對,確認通過可打印訪客單,訪客可刷二維碼通過門禁,進入大樓;

4)物業可以在系統中查詢某段時間內的訪客信息,業主單位的來訪信息,以及審核的訪問情況,將責任落實到個人。

5.2.4現場登記場景(沒有預約、沒有身份證或外國人)

如來訪者沒有帶身份證或外國人來訪問,辦理程序如下:

1)前臺接待員通過電話與業主單位聯系核實,是否允許來訪;

welcome购彩中心2)業主單位同意參觀后,前臺手工輸入來訪者信息,系統會給來訪者拍照、打印帶有二維碼的訪客單,或者將帶有二維碼的手機號碼發送一條帶有二維碼鏈接的短信,客人點擊生成二維碼即可進入;

5.2.5批量訪問方案

welcome购彩中心如果業主單位組織了大型會議,或者在某段時間內有大量客人來訪,由于人數眾多,可以由會議組織者事先整理好來訪者的資料,導入系統,具體流程如下:

welcome购彩中心1)業主單位會議組織者可事先在系統中發起邀請,設定參觀期限,生成二維碼或短信邀請碼。企業單位給來訪者發送二維碼或短信邀請碼;如果有業主單位備有參會卡、邀請卡等,也可將二維碼打印在上面。

2)訪客到達現場,用二維碼直接在門禁上刷碼通行。參觀者進入后,本系統可將此作為會議簽到的依據提供給會議組織者;

3)物業可以在系統中查詢某段時間內的訪客情況,單位來訪情況,以及由誰發出的邀請,對個人負責。

5.2.6訪問者黑名單

外來人員中可能有產品推銷、廣告、貸款、甚至騷擾等人員,系統可以設置將這些人員列入黑名單,不能再預約等,減少一些對業主不必要的干擾。

5.2.7聯動查詢進出記錄

微信訪客系統支持大量的訪客及通行數據存儲,便于數據報表查詢,同時還可以聯動門禁設備,形成一整套的安全防范系統。規范化、標準化、專業化對訪客進行來訪登記、微信預約+自助通行+智能訪問使服務水平大大提高,提升單位形象。大大縮短了來訪者的登記時間,同時管理人員隨時了解來訪者的進出狀況,輕松實現數字化精確管理。

5.2.8滯留提醒

可以記錄大樓內訪客的實時人員數量,今天到訪的訪客數量、離開人員數量及離開時間、滯留人員數量及位置等,并能迅速查詢同行人數。對于超時停留人員進行核查,確保區域內的人員管理安全。

微信訪客系統可以解決訪客到訪需要現場登記繁瑣、核驗身份難、訪客到訪數據難以查詢等問題,為寫字樓、小區、工業園區、學校、企事業單位等提供更好的訪客拜訪體驗,同時加強區域內的人員進出管理,確保區域內的人員及財產安全,提升了管理效率和企業形象。